1906年1月1日，三方会谈的预备会议在罗斯福的主持下举行，而且罗斯福还别出心裁的将这次会议设在总统专用向五月花号帆船上举行。
五月花号帆船是在1620年9月6日，载有包括男、女及儿童在内的102名清教徒由英国出发，于1620年11月11日到达美洲大陆，并在该船上制定《五月花号公约》，这是美国历史上第一份重要的政治文献，也是后来美国自由精神的根本来源。后来随着美国的独立，五月花号帆船也就此名闻遐迩。而这艘美国总统专用的帆船以五月花号来命名，自然就是记念这一件历史事件。
不过每一方的谈判代表登上帆船之后，都会和罗斯福进行单独会谈，当然这种会谈的时间并不长，也不可能谈出什么实质性的内容来，但日本、俄国都不愿落后，而争抢要首先和罗斯福首先会谈。而李三杰对此却是嗤之以鼻，这又不是注册专利，先后有什么可争的，难不成先和罗斯福进行会谈的一方就能占到多大的便宜。因此华东政府对和罗斯福进行会谈的秩序并没有要求，放在最后一个也可以，懒得在这些小事上和日俄争。
罗斯福得知以后，对鲁特道：”虽然华东政府现在还不能算是一个正式的国家，但他们的风度和气度却不逊色于任何一个大国啊。”最后罗斯福决定，按照到达美国的先后秩序进行会谈，而且此后一应事项的秩序也都按这个标准执行，这才结束这件毫无意义的争抢。
而得知罗斯福定下的秩序之后，获得第一的日本代表团也没有多少欢喜的表情，因为华东政府根本就懒得和他们争，这让日本觉得也没什么意思。
由于华东政府的代表团是最后一个和罗斯福进行会谈，因此最后一个到达港口，等他们到达的时候，俄国代表团正在登汽艇，准备驶往停泊在海湾中的五月花号。
不过华东政府代表团的引起了周边记者的一阵热烈欢呼和掌声，要比日本、俄国方面热闹得多，也让维特在汽艇上一直阴沉着脸。
而趁着等候的时间，有记者向李三杰提问：“委员先生，你们是三方当中最后一个到达美国，有一种说法认为这是你们对待这次谈判的态度傲慢，而现在又是最后一个和总统会而，又有人认为这样的安排会影响你们的谈判，请问您对此是如何评论的。”
李三杰笑问记者，道：“记者先生，您能否告诉我，您任职的报社每天是几点上班？”
那个记者怔了一怔，还是答道：“早上8点。”
李三杰又问道：“如果您在每天早上6点钟就赶到报社，您的老板会给您加薪水吗？”
那记者连连摇头道：“不会，只要在8点之前到，来多早都是一样的。”
李三杰又道：“那么如果您每天是7点59钟到报社，您的老板会不会认为您的态度傲慢，”
记者道：“当然不会，我是在规定的上班时间之前到的。”
李三杰呵呵笑道：“很好，那么您现在还需我向您解释吗？”
那名记者怔了一怔，马上就明白了过去，道：“委员先生，您的回答实在是太精采了。”而周边的其他记者都己经鼓起掌来。
时间不长，汽轮又返回码头，李三杰一行登上了汽艇，在记者们的欢呼声中，向停泊在海中的五月花号驶去。大约15分钟之后，汽艇靠在帆船边舷，帆船放下舷梯，李三杰等人依次登上了五月花号，船长温斯洛在舷梯边上迎接他们，而且五月花号上的礼炮鸣19响。船员们也都在船舷边整齐列队。
上船之后，温斯洛将李三杰一行人领到休息室里，让其他人休息，李三杰和周丰山两人去面见罗斯福。这次来五月花号的只有谈判组的成员，商务组的都没有来，而且顾凯随商务组活动，因此只有李三杰、周丰山两人前往会客大厅。而罗斯福热情的接待了两人，并且预祝这次谈判能够取待成功，李三杰也代表华东政府，向罗斯福表示了谢意。
这样和谈判的各方都进行了单独的会谈之后，罗斯福才将三方的代表人员都招集在起，算是三方的人员第一次正式相见。
而在坐次上，又有起了一番争执，美国为这次会面，将会客室进行了改造，呈一个四方形，东道主美国，和会谈的三方各据一方，而华东政府再次表现出宽大的气度，让日本和俄国先选择位置，而华东政府不争，日本、俄国也觉得争得没劲，因此互相谦让了一番之后，俄国代表坐在罗斯福的左边，日本在右边，而华东政府的位置则在罗斯福的对面。
首先是在罗斯福的介绍下，三方的谈判代表互相见面，递交各自政府的委托书，然后互相握手问候，气氛到也十分融洽。随后三方的谈判代表按己定的秩序发言，当然在这个场合，谁都不会说煞风景的话，自然都是说一些本国一向爱好和平，为和平而谈判之类。罗斯福对三方会见的气氛也十分满意，也做了总结性的发言，表达祝愿谈判成功，远东恢复和平。
这时上午的会见结束，午餐就在帆船上举行，由罗斯福领头，走出了会客室，而维特立刻起身抢步，毫不犹豫地跟上了罗斯福，李三杰和小村寿太郎都晚了一步，小村寿太郎也想抢先，但抢出一步之后又觉得不妥，停了下来回身看了李三杰一眼。见李三杰不仅没有争抢，反而还做了一个“先请”的手势，小村寿太郎这才跟上了维特，而跟在李三杰后面的是俄国驻美国大使罗森，再后面是金子坚太郎、周丰山，其他代表也是自觉以这种互相间隔的方式排成一列行进。
午餐是采用自助的形式，各人各自端盘取食，自由就座，罗斯福、李三杰、维特、小村寿太郎占据了一个4人圆桌的位置，李三杰、小村寿太郎说英语，维特说法语，互相交谈。当然这种场合的交谈不会涉及敏感话题，无非是今天天气不错，美国的形式一遍大好之类没有营养的话。
午餐之后，三方又前往前甲板合影，而为了解决位置的问题，采取多次拍照的方式，使各方的位置都不一样，这样每一方的代表都能有靠近中间在罗斯福身边位置的照片，自然谁都没有话说。也可以说美国为了保持自己的中立公正形像，并保持和三方的关系，也确实是煞废了一番苦心。
然后各方人员在船长的带领下，在帆船上游览参观，并且观了五月花号的历史，其实这段历史各方的人员都知道，就算是以前不知道，在来美国之前也恶补了一番，但也都将这段历史赞美了一番。
下午3点的时候，会谈重新开始，这才算是进入这次预备会议的实质性内容，三方人员在罗斯褔的主持下，确定这次谈判中的各个事项安排。
三方会谈确实是一件复杂的事情，而美国为了安排好这次会谈的事项，也实在是很花费了一番心血，首先是确定谈判的顺序，因为是3方会谈，每天只能有两方举行会谈，因此必有一方轮空休息。三方的会谈秩序以抽签决定，最终确定第一天由华东政府与俄国谈判，日本轮空；第二天华东政府与日本谈判，俄国轮空；第三天俄国与日本谈判，华东政府轮空；以三天为一轮，在一轮谈判结束之后，任何一方都可以提出暂停或中止谈判。
谈判时间，规定为上午9点半至12点；下午3点至5点半，如双方同意，可以缩短或延长每天的谈判时间。
谈判人员，每次谈判的双方各有5名谈判人员，并指定一名全权代表，另有一名翻译、一名记录员参加，人员名单应在前一天晚上8点之前确定，并提交给主持方和对方，谈判中途也可进行人员替换。如果需要临时增加人员，威指派专员参附，则需由对方同意。
谈判语言，会谈双方的正式交谈将使用英语为主要语，会议产生的文件正文，各方以本国文字为准，另以英文、法文为共同正本，并会谈的双方签字确认。
谈判记录，每次谈判都将形成谈判记录，记录谈判内容，并在当天谈判结束时，由会谈双方的全权代表签字确认，并向未参加谈判的一方提供英文、法文记录各一份。
谈判发表，每日的谈判经过将对外公布，公报内容由会谈的双方共同决定。
美国的责任，每次谈判由两名美国官员主持当天的谈判事项，宣布当天谈判开始、结束，但在谈判过程中不得发言，但可以在会谈双方发生激烈争吵，矛盾激化时，可以在中途终止谈判，如果会谈各方对主持官员不满，可以提出更换；除此之后，美国还负责每天的通知，迎接谈判人员，以及准备谈判的工作，并将每天的谈判记录送交未参加谈判的一方。
三方对美国制定的这些事项的安排都觉得十分满意，因为对各方都是公平的，因此三方对此也没有多少意见，很快就都同意了。